Nie należy zaprzeczać, że sukces firmy w kampanii e-marketingowy zależy od oferty, grupy odbiorców i ich segmentacji, a także od kreacji. Podział czasowy na poszczególne elementy powinien wynosić 40%, 40% i 20%. Firmy bardzo często kupują bay e-mailingowe lub opłacają możliwość korzystania z nich, na przykład zlecając przeprowadzenie kampanii w portalu o tematyce kobiecej. W teorii mówi się, że kupiona baza może być nieefektywna i przejawiać się zbytnią ilością niewłaściwych adresatów, jest trochę swoistą loterią. Najcenniejsza jest samodzielnie pozyskana baza, z tym że jej zapełnienie adresami mailowymi zabiera dużo czasu. Gromadzenie danych można wspomagać rozmaitymi akcjami mającymi na celu zachęcenie do wpisania się do bazy. Z tym że trzeba pamiętać, że nadmiernie rozbudowany formularz zniechęci do pozostawienia swoich danych nawet najbardziej zainteresowanych działaniem firmy. Zatem wystarczające jest wpisywanie imienia i adresu e-mailowego. Nie powinno zapominać się o segmentacji - niestety jest to błąd dość licznie popełniany przez osoby prowadzące kampanie e-mailingowe.
Najlepiej jest, jeśli dane są popierane na prowadzonej przez siebie stronie internetowej, przy czym formularz zapisywania się do newslettera powinien być umieszczony w widocznym miejscu, nie tylko na stronie głównej, ale i na podstronach. Ważne jest pozyskanie zgody na wysyłanie e-maili marketingowych. Dobrze, jeśli użytkownik będzie poinformowany o tym, że w każdej chwili może zrezygnować z newslettera. Chodzi o to, żeby nie czuł się osaczony przez identyczne działanie wielu firm mające na celu zazwyczaj zakup produktów i usług.
Dobrą okazją do zaproponowania użytkownikom internetu zapisania się do newslettera są maile transakcyjne czyli takie, które potwierdzają dokonanie zakupu, dostępność produktów, wysyłkę zamówień. Czasem okazją do zbierania takich danych są działania nie mające związku z internetem - czyli idealne są targi, akcje typu spotkanie czytelników portalu lub miłośników zwierząt, oczywiście powiązane tematycznie z działalnością firmy. Media społecznościowe w jakimś sensie umożliwiają pozyskiwanie e-maili, z tym że mocno odczuwalne są preferencje użytkowników tego typu portali. Ich zdaniem e-maile są przestarzałe, a komunikacja przez Social Media jest najbardziej dla nich komfortowa. Ponadto nie otrzymują oni takiej ilości niechcianego spamu, jaki atakuje ich w skrzynkach e-mailowych. Może tak być, że z czasem ze skrzynką e-mailową stanie się to, co się obecnie dzieje ze skrzynką pocztową. Po prostu przejdzie do lamusa, ale oczywiście może być kwestią dość odległego czasu.
Znakomitą przynętą, która ułatwia pozyskiwanie danych e-mailowych, jest chęć dzielenia się wiedzą. Wszelkie webinaria, e-booki, darmowe kursy, subskrypcje myśli dnia, porady dnia i inne pomysły mogą być niezwykle pomocne i wzbogacać bazę e-mailową, na dodatek z adresami osób rzeczywiście zainteresowanymi produktami lub usługami. Pozwoli to też na przeprowadzenie prawidłowej segmentacji. E-mail wysyłany w ciemno może być e-mailem po prostu straconym.