W kampaniach e-mail marketingowych niezbędny jest dostęp do bazy adresów mailowych, pozyskanych w sposób legalny i ze zgodą adresatów na otrzymywanie tego typu treści. Najskuteczniejsze i najcenniejsze są bazy pozyskiwane samodzielnie, jednakże ich skompletowanie wymaga sporo pracy i czasu, a na to nie zawsze mogą sobie pozwolić e-sklepy, które dopiero co rozpoczęły działalność i liczą na szybkie rozpoczęcie sprzedaży. Sposoby na pozyskiwanie maili są rozmaite: można umieścić na witrynie formularz do zapisywania się do newslettera, można je pozyskiwać w trakcie przeprowadzania akcji reklamowych w terenie lub przy okazji zupełnie innych działań, można zorganizować konkurs z nagrodami - z tym, że trzeba pamiętać, że jeżeli do rozdania będą nagrody niewielkiej wartości (czyli do wygrania nie jest co najmniej wycieczka zagraniczna czy samochód), to udział w konkursie nie powinien mieć charakteru skomplikowanego zadania do wykonania. Czyli nie należy się spodziewać, że konkursem zainteresuje się wiele osób, jeśli trzeba będzie napisać opowiadanie, ale jeśli trzeba będzie wybrać jedną właściwą odpowiedź z dostępnych A, B lub C, to na konkurs zgłoszą się tłumy. Oczywiście, konkursowicz nie równa się z potencjalnym klientem. Trzeba mieć to na uwadze i dość starannie i niezbyt przesadnie dobierać nagrody konkursowe.
Można też korzystać z zewnętrznych baz odpłatnie - zakres oddziaływanie będzie bardzo szeroki, kampania będzie skuteczna i satysfakcjonująca, chociaż ciężko jest tu mówić o segmentacji. Adresaci niekoniecznie są posegregowani na tych, którzy interesują się modą w stylu folk lub jedzeniem typu fast food, chociaż po niektórych domach mediowych można się tego spodziewać. Jednakże jest to bardzo dobry sposób na dotarcie potencjalnego klienta i spowodowanie, że z bazy zewnętrznej przejdzie do bazy e-sklepu jako przykładu nadawcy.
Nie bez znaczenia jest cel przeprowadzanej kampanii. Sprzedaż, nawiązanie i utrzymywanie relacji z klientami, podtrzymywanie kontaktów są w grupie najbardziej popularnych działań każdej firmy, której zależy na rozwoju. Newslettery są idealne do prezentowania nowości w ofercie. Katalogi sprzedażowe są idealne do zwiększenia poziomu sprzedaży - promocje, oferty first lub last minute idealnie wpisują się w tę kategorię. Mailingi dotyczą zazwyczaj wszelkich kuponów rabatowych. Maile transakcyjne informują o przebiegu realizacji zamówienia - od jego przyjęcia do wysyłki pocztą, kurierem lub przy użyciu paczkomatu.
Czas na wysyłkę e-maili jest dobry, jeśli wiadome już jest kim są konkretni adresaci, co ma stanowić treść tej wysyłki i jaki jest jej cel. Trzeba też podjąć decyzję, kto ma być nadawcą: firma lub marka czy osoba fizyczna. Poglądy w tym temacie są różne. Jedni będą twierdzić, że ukazanie się w nadawcy nazwy firmy czy marki jest zbyt bezosobowe - inni, że będzie to dobry krok z uwagi na prestiż nazwy. Osoby fizyczne w nadawcy dla jednych są gwarancją skuteczniejszego docierania do klientów, a niektórzy mogą powiedzieć, że jest to nieporozumieniem czy pomyłką. Obie wersje są warte przetestowania.